“Vi har blivit duktiga på att kunna läsa en situation, förstå kontexten – och inte bara fokusera på den egna åtgärden”

Medarbetarna på Miljöförvaltningen i Stockholms stad ville ha fler verktyg för att kunna bemöta upprörda personer och skapa en tryggare arbetsplats. De valde att satsa på en digital utbildning om att förebygga hot och våld som följdes upp med fördjupande workshops ledda av Tesus experter Alexander Tilly och Erik Jönsson. Vi har pratat med Kristine Fornander, enhetschef och Daniel Persson, avdelningschef, vid Livsmedelskontrollen, om vilka effekter utbildningen gett och vad de ser för utbildningsbehov i framtiden.

Vad gjorde att ni ville utbilda era medarbetare i att förebygga hot och våld?

Vi har alltid haft någon form av utbildning om hot och våld eftersom det framkommer som en uppenbar risk i samband med inspektioner enligt vår riskvärdering. Historiskt har tyngdpunkten i sådana utbildningar varit på vilka rutiner man ska följa i en hotfull situation.

Ett önskemål från våra medarbetare var mer kunskap som bidrar till trygghet även om vi är förskonade från allvarliga incidenter. De efterfrågade verktyg för att förebygga upptrappning, hantera otrevliga situationer, motverka känslan av att bli dränerad, bemöta personliga påhopp och för hur vi själva kan tänka ett steg längre för att skapa en säker arbetsmiljö. Det handlar om så mycket mer än att veta var dörrar och flyktvägar finns.

Varför valde ni att utbilda era medarbetare med konceptet digital utbildning och uppföljande workshops?

Vi fick ett nytt uppdrag att genomföra kontroller på restauranger i samband med pandemin och vi kunde inte träffas fysiskt. Alexander Tilly utbildade länsstyrelser i liknande frågor och erbjudandet om digital utbildning kom som ett brev på posten.

Vilka fördelar tycker ni att digital respektive lärarledd utbildning har?

Digital utbildning är flexibelt – man kan göra utbildningen när man har möjlighet att ta till sig kunskapen. Det är även praktiskt att kunna erbjuda till nyanställda och en kvalitetssäkring att alla får tillgång till samma kunskap. Filmerna visar tydligt hur den som utsätts kan beröras. Det skapar igenkänning och gör att man blir mottaglig för budskapet. Det är bra att filmscener och intervjuer varvas med faktaavsnitt. Genom att göra den digitala utbildningen först kommer vi mycket längre i våra diskussioner under våra workshops.

Under de workshops vi haft får vi direktkontakt och kan ställa frågor och diskutera. Det poppar upp tankar och det är roligt. Alexander och Erik är bra på att få igång diskussioner som engagerar och samtalen drar igång. Det blir ett tillfälle att resonera om våra egna situationer. Vi behöver prata om de här sakerna. Även om vi är förskonade från hot och våld.

Vilka kunskaper om hot och våld hade medarbetarna innan utbildningsinsatsen?

Varierande kunskaper. De flesta hade förmodligen koll på våra rutiner, men de är enkla i sin utformning. En del medarbetare har undvikit att besöka vissa ställen, och vi har alltid betonat möjligheten att avbryta och lämna obehagliga risksituationer.

Nu har vi fått mer kunskap om hur vi kan fundera kring svåra situationer, uppfatta varningssignaler och hur vi på olika sätt kan prata med människor. Det är värdefullt i många möten, till exempel när någon är stressad, och bidrar till att utfallet blir bättre än tidigare. Nu har vi utbildningen som alla gör när de börjar, och sedan försöker vi regelbundet lära av varandra, till exempel när vi går två och två vid kvällskontroller.

Vilka effekter bedömer ni att utbildningsinsatsen ger?

Vi har inte så många incidenter, men arbetsmiljö, hot och våld är en återkommande punkt på våra enhetsmöten. Vi märker snarare en oro inför att någon skulle kunna hända. Hot, våld och otillåten påverkan är ett område som blir allt mer aktuellt i ett samhälle som uppfattas som otryggare och där många känner oro inför samhällsutvecklingen.

Utbildningarna har fått mycket positiv respons från våra medarbetare. Det är en möjlighet att få ta sig tid att reflektera och ta del av hur andra gör och tänker. Det här behövs regelbundet.

Vi upplever att vi blivit ännu bättre på att reflektera kring verksamhetsutövarens perspektiv. Det hjälper oss att välja rätt tillfälle för åtgärder och vara flexibla i vårt bemötande. Vi har blivit duktiga på att kunna läsa en situation, förstå kontexten – och inte bara fokusera på den egna åtgärden.

Mycket i utbildningarna handlar om det egna agerandet och bemötandet, och vi ser i nöjdkund-index att de verksamhetsutövare vi inspekterar är väldigt nöjda med vårt agerande och framför allt med vårt bemötande. Vi tror att detta bidrar till en tryggare arbetsmiljö och att vi har så få incidenter.

Varför valde ni Tesus som samarbetspartner?

I uppstarten handlade det om att ni hade ett erbjudande som motsvarade vad vi sökte. Vi har valt att fortsätta för att vi och medarbetarna är väldigt nöjda med hur utbildningen är upplagd. Det är ingen envägsinformation, utan snarare ett sätt att träna sig själv på att hantera svåra situationer.

Vilka trender ser ni framåt kring hot, våld och otillåten påverkan?

Vi pratar mycket om otillåten påverkan inom det kommunala Sverige, eftersom vi ingår i en kontext där personer kan vilja påverka våra beslut. Så det är ett naturligt steg att gå vidare med den lite bredare frågan. Vår karta ritas om i och med samhällsutvecklingen. I höst jobbar vi därför vidare med Tesus digitala utbildning om otillåten påverkan och följer upp med Alexander under en workshop.

Historiskt sett var det värsta som kunde hända att någon brusade upp och blev hotfull. Vi kanske stötte på någon enstaka rättshaverist som hade för mycket tid eller inte mådde så bra. De flesta var ganska harmlösa. I samband med kontroller av verksamheter med kopplingar till organiserad brottslighet har de sällan velat bråka, utan snarare snabbt bli av med oss eftersom de inte velat ha med myndigheter att göra.

Nu när vi samarbetar med andra myndigheter, och fokuserar på kriminella verksamheter från flera håll samtidigt - tillsammans med polisen, skattemyndigheten, arbetsmiljöverket, försäkringskassan, brand, tull eller tillståndsenheten - står väldigt mycket på spel. Det kan vara aktörer med stort våldskapital som verkligen inte vill att vi snokar. De som arbetar specifikt mot grov brottslighet blir kända i de ärendena. Hotbilden kan spilla över på privatlivet och i framtiden kan vi behöva rusta oss för att kunna hantera detta. Det kan handla om att se över hur mycket vi finns online och plocka bort personuppgifter från exempelvis Mrkoll. Det är sådant som vi tidigare inte funderat så mycket på. Vi ser att säkerheten inte enbart begränsas till jobbet och arbetstiden.

En del som blir irriterade på oss som myndighetutövare kan börja begära ut sådant som ärenden, sms och lönespecifikationer. De håller sig inom lagens ramar men det blir ändå en stor belastning för individen. Vad händer när sådana metoder utnyttjas av smarta organisationer som ogillar oss? Det är en svår diskussion eftersom det inte hänt ännu - men vi vill ha en bra beredskap utan att skrämma upp medarbetare i onödan. Om man har ett stort liv på nätet kan det vara för sent att vrida tillbaka klockan om fel person vill jäklas med en.

Vi vill ligga i framkant för att redan nu kunna göra sådant som minskar risker och utsatthet. Vi som organisation behöver utreda vilka åtgärder vi kan vidta för att skydda våra medarbetare. Samtidigt behöver vi ha kunskap om vad vi faktiskt inte kan göra.

Vilka är era viktigaste tips för att skapa en säker arbetsmiljö?

• Lita på den egna magkänslan och våga gå därifrån om något känns obehagligt. Din arbetsmiljö är viktigare än att genomföra en inspektion just där och då. Det kan kännas som ett nederlag att misslyckas med inspektionen. Men vi får inte vilja vara så duktiga att det riskerar vår egen säkerhet.

• Jobba med tekniker för att hantera människor. Bemötande behöver övas lika mycket som andra färdigheter.

• Lär dig identifiera olika former av hot eller påtryckningar. Olika saker kan vara skrämmande för olika personer.

• Att bygga en säkerhetskultur kräver också något av mig som medarbetare. Vi kan inte lämna över allt till arbetsgivaren. Det är ett gemensamt ansvar.